In onze vorige blog las je al over doeltreffende interne noodcommunicatie. Als het ooit tot een noodsituatie komt, maken een waterdichte voorbereiding en goed geïnformeerde medewerkers het verschil. Je wil hier werk van maken.
Maar hoe pak je dat het best aan? Een evacuatieplan is immers niet enkel het uittekenen van de vluchtwegen. Het lijst ook op hoe de communicatie verloopt, hoe de huldiensten opgevangen worden en wie de leiding neemt bij een ernstige onverwachte gebeurtenis. Waar moet je allemaal aan denken?
Deze tips helpen je op weg bij het opstellen van een gedegen ontruimingsplan.

1. Begin bij het begin: bepaal het doel
Zorg voor visie. Wat wil je met de ontruiming bereiken? Uiteraard is het hoofddoel in de kortst mogelijke tijd alle personen te evacueren en te verzamelen op een veilige plaats. Hoe bekom je daar de zekerheid dat niemand is achtergebleven? Dit vergemakkelijkt de interventie van de hulpdiensten aanzienlijk. Hoe zorg je ten slotte dat niemand vroegtijdig terugkeert naar de geëvacueerde locatie?

2. Kies duidelijke locaties
Maak over deze punten heldere afspraken met de bedrijfshulpverleners (BHV’s) en evacuatieverantwoordelijken:
- de fasen van de ontruiming; (bv. krijgen bepaalde delen van het gebouw voorrang?)
- de verzamelplaats;
- de EHBO-locatie en de opvanglocatie van de hulpdiensten;
- de locatie van het coördinatiecentrum.

3. Verdeel de verantwoordelijkheden
Wie is de evacuatieleider? Wie stuurt de BHV’s aan? Wie is de verantwoordelijke binnen elke shift? Wie is de back-up van deze persoon? Wie staat indien nodig de pers te woord?

4. Betrek alle medewerkers
Ook voor de medewerkers zonder directe noodverantwoordelijkheden moet de ontruimingssituatie bekende materie zijn. Het regelmatig en vooral correct oefenen van een evacuatie is levensbelangrijk. Dit haalden we reeds eerder aan en we komen hier zeker nog op terug…

5. Kies effectieve communicatiekanalen
Hoe blijft de communicatie gewaarborgd tijdens de ontruiming? Mensen kunnen de regels uit het ontruimingsplan vergeten zijn. Leg op voorhand de wijze van communiceren vast en test ze op effectiviteit. Dit kan via de telefoon of andere kanalen eigen aan jouw onderneming, maar je kan ook een beknopte versie van het ontruimingsplan op zichtbare plekken binnen het bedrijf neerleggen. Zo vinden medewerkers snel meer informatie over evacuatie.

6. Licht de BHV’s in over technische voorzieningen
Hierbij denken we aan informatie over liften, elektrisch bediende deuren en vluchtwegaanduidingen. Goed ingelichte bedrijfshulpverleners kunnen hun collega’s en zelfs de hele organisatie voor meer schade behoeden.

7. Kies voor de juiste meld- en alarmeringsapparaten
Enkel met de juiste brandmeld- en alarmeringsvoorzieningen kunnen de BHV’s tijdig reageren op kritieke signalen zoals rook en brand. Deze apparatuur neem je op in het ontruimingsplan. Zo weten medewerkers welke technische middelen ze voor noodgevallen kunnen gebruiken en ook hoe ze afgesloten worden.

8. Denk ook aan calamiteitenafhandeling
Hieronder verstaan we meldingen aan de hulpdiensten en zelfs eventueel waarschuwingen aan de bevolking. Train de verantwoordelijken om efficiënte noodcommunicatie te voeren zodat er in een crisis geen cruciale informatie verloren gaat, maar ook om geen extra paniek te veroorzaken.

9. Een negende tip?
Een ontruimingsplan opstellen dat in nood ook zijn nut bewijst, is vrij specifieke materie. Bedrijfshulpverleners up to date houden, maar ook alle andere collega’s betrekken kan een hele uitdaging zijn. Jaarlijkse evacuatieoefeningen zijn verplicht, maar jammer genoeg soms ook niet meer dan een verplicht nummertje.
Onze negende tip is dan ook goud waard: laat je omringen door mensen die er ervaren in zijn.“Safety isn’t expensive, it’s priceless.” (Jerry Smith)