Blog

Terug naar overzicht

Effectievere toolbox talks

Praten over veiligheid helpt, maar om onveilig gedrag te veranderen is meer nodig. Toolbox talks kunnen daar op een laagdrempelige manier bij helpen. Op voorwaarde dat de verantwoordelijke de kneepjes van het vak kent natuurlijk…
Niet iedereen speecht graag, maar eigenlijk is een toolbox talk ook geen speech. Wanneer je het goed aanpakt, is dit een soort safety meeting. Eerder een overlegmoment dan een eenzijdige speech dus. De reactie van de toehoorders is van grote waarde. Met hen werk je immers aan een echte veiligheidsmentaliteit.
Benieuwd hoe je dat het best aanpakt? Dit is hoe je toekomstige toolboxmeetings makkelijk vlotter en aangenamer laat verlopen. We hebben ze dit keer niet genummerd, maar het zijn 5 benaderingen waar we zelf de beste ervaringen mee hebben.

Lachen is toegestaan

Het principe van een toolbox talk is dat je door een korte presentatie een discussie op gang brengt waardoor mensen hun dagelijkse taken veiliger zullen uitvoeren.

Onderschat ook in serieuze topics de kracht van humor niet. Je hoeft geen stand-up comedy te brengen om toch de aandacht te trekken, maar ook voor komieken is voorbereiding alles. Zorg er daarom voor dat je weet wat je wil aankaarten en hoe je presentatie in elkaar zit. Dan heb je de vrijheid om met een kwinkslag een reactie op te vangen. En er vervolgens op een meer gepast moment op terug te komen. Elke opmerking of vraag is belangrijk en humor verlaagt de drempel om die kenbaar te maken. Je bekrachtigt de betrokkenheid van je publiek en kan de door jou de voorziene onderwerpen behandelen.

05ca6b4d4ad2b7ef03cac6556a5832b4--safety-meeting-safety-posters.jpg

Je geheime voorbereiding

Voor een succesvolle aanpak, kies je de 5V-methode: voorbereiden, vereenvoudigen, verpersoonlijken, vertonen en voorschrijven. Je publiek hoeft deze stappen niet te herkennen. Zij moeten vooral meekrijgen wat voor hen in de praktijk direct toepasbaar is om zo veilig hun werk te doen. 

V1 = Voorbereiden
- plan de nodige tijd in en hou je daaraan
Een gewone toolbox duurt tussen de 5 en 20 minuten, afhankelijk van het doel en dit eens tot meermaals per week. Kickoff toolboxes bij de start van een nieuw project zijn uitgebreider omdat er meer topics aan bod komen zoals: locatie, nieuwe richtlijnen voor machineveiligheid, keuze, nieuwe PBM’s, aan te spreken verantwoordelijken enz. Dit plan je beter als geheel in een aparte safety meeting.
- weet wie je publiek is
De arbeidscultuur, het opleidingsniveau en de werkervaring van de deelnemers spelen een rol. Niet alleen hun niveau, maar ook hun technische kennis. Jij bent de specialist specifieke veiligheidsaspecten en risico-aspecten. Hou er echter rekening mee dat jij veel kan weten over veiligheid en veilig werken, maar dat je publiek misschien even veel of nog wel meer weet over hoe ze hun werkzaamheden veilig kunnen uitvoeren. Spreek niet over de hoofden heen. Raak wat iedereen al weet wel nog aan als reminder of opfrissing.
Heb je trouwens al eens een toolbox georganiseerd voor leidinggevenden?

c72104dca160bb39687737b24c0ec575.jpg

V2 = Vereenvoudigen

Een grote valkuil is te veel tegelijk willen behandelen. Vereenvoudigen betekent dus niet “naar kleuterniveau” maar kiezen. Beperk het aantal topics per meeting. Eén is genoeg.
Zo kan je bijvoorbeeld één veiligheidsaspect benoemen of een situatie met een bijna-ongeval en daarvan de oorzaken en (mogelijke) gevolgen bespreken. Of een veiligheidsregel aanhalen of de indienststelling van een nieuwe machine begeleiden.

V3 = Verpersoonlijking
Door rekening te houden met wat voor een groep werknemers interessant is, wordt de hele meeting interessanter en zal er meer van blijven hangen.
Spits je toe op herkenbare arbeidsomstandigheden, eigen machines, materialen en situaties. Ga in op wat je observeerde tijdens je rondgang of wat iemand markeerde als risicovol. Zie je medewerkers rondlopen zonder hun veiligheidshelm, dan gaat je volgende gesprek over persoonlijke beschermingsmiddelen en het gebruik ervan.
Citeer geen statistieken, maar vertel een verhaal. Dit spreekt mensen op een emotioneel niveau aan waardoor je boodschap veel beter bijblijft.
Een toolboxmeeting moet de veiligheid van iedereen vergroten. Daar hebben zowel leidinggevenden als uitvoerende werknemers belang bij. Dit gemeenschappelijke belang is dus ook een steeds terugkerende klemtoon.

Knipsel hond.PNG

Humor-in-Safety-2-380x369.jpg

V4 = Vertonen
Aanschouwelijkheid is superbelangrijk. Of je dat met een goede PowerPoint presentatie of een instructiefilmpje of het fysiek tonen van bv. een veiligheidsinstructiekaart doet, maakt op zich minder uit. Zo lang het maar de aandacht van jouw publiek trekt en gaande houdt. Maar dat is niet genoeg!

Over het algemeen onthouden mensen ongeveer 10% van wat ze alleen maar te horen krijgen . Als je enkel beeldmateriaal zou tonen, verdubbelt dit tot 20%. Combineer je goede mondelinge uitleg en beeldmateriaal, wordt het rendement al 65%. Het beste resultaat behaal je op deze manier: eerst gesproken informatie + voorbeelden tonen, dan het gehoorde en getoonde toepassen en het ten slotte testen.



V5 = Voorschrijven
Hoe je de toolboxmeeting afrondt, is van groot belang. Je hebt kennis overgedragen, getoond, besproken misschien zelfs getoetst.
Laat je nu niet vangen door de klassieker “Zijn er nog vragen?” als een soort stilzwijgende variant op “iedereen weet nu wel hoe het moet”. Check eerder of je erop kan rekenen dat de info voor iedereen zo duidelijk was dat hij/zij in de toekomst iets op die bepaalde manier zal aanpakken. Vraag of medewerkers elkaar daarbij willen ondersteunen door een ander er indien nodig aan te herinneren iets zus of zo uit te voeren. Gebruik dit moment om duidelijke afspraken te maken, om deadlines te noemen om bepaalde acties af te ronden enz.
Als iemand notulen neemt van de toolbox, kunnen deze later ook intern digitaal verspreid worden.


5311781 (1).jpg

Practice makes perfect

Hoe vaker je toolboxes houdt, hoe beter je natuurlijk bepaalde issues weet aan te kaarten en mensen echt mee kan krijgen.
Niet iedereen is getraind in communicatieve vaardigheden en sommigen hebben daar iets meer flair in dan anderen. Maar wanneer je het niet erg vindt om met collega’s te babbelen, hoeft het houden van een toolbox je ook niet af te schrikken.
Practice makes perfect betekent in dit geval:
- zorgen dat je de materie zelf inhoudelijk beheerst;
- eventueel de PowerPoint even uittesten zodat je je comfortabel voelt om tegelijk te praten en te presenteren;
- jezelf in toom houden: wie nerveus is, heeft de neiging te snel te gaan praten. De aandacht van je publiek vasthouden lukt niet door je tekst af te rammelen, maar net door duidelijker en langzamer te spreken en te variëren in klemtoon en volume.

Positiviteit is besmettelijk

Als je wil dat anderen interesse krijgen in iets, moet je die eerst zelf vinden. Dan kan je ook niet anders dan positief communiceren. Dit is iets anders dan fake enthousiasme.
Kies bijvoorbeeld zo veel mogelijk voor positieve formuleringen. Zeggen wat de gewenste acties zijn dus en niet wat mensen verkeerd doen. Benadruk de proactieve attitude rond preventie en arbeidsveilig werken in het algemeen.

Leg jezelf op tijd het zwijgen op

Omdat wie zelf spreekt, niet aan het luisteren is. En omdat de belangrijkste resultaten van je toolboxmeeting voortkomen uit de vragen en feedback van je medewerkers. Communicatie werkt het best als ze wederkerig is. Iemand die zich beluisterd weet, voelt zich gewaardeerd en dat weerspiegelt zich in medewerking.
Dit wil niet zeggen dat je je betoog moet laten onderbreken. Voorzie de mogelijkheid om tussenkomsten te kanaliseren naar een later moment. Vraag expliciet naar input en ervaringen. Of waarom eens geen inspectie van het materiaal als start? Dit kan zelfs het begin zijn van een heel zinvolle meeting…

Bij deze laten we het woord dan verder ook graag aan jou. Succes met je toolboxmeetings!

Seekurico BV

Rode Kruisstraat 49
3540 Herk-de-Stad (B)

info@seekurico.be
Tel. +32 (0)474 37 94 63

BTW BE 0683.484.566

Let’s meet!